Die bessere Alternative zur Excel-Gutschein­verwaltung

Mit pleasecard läuft die Gutschein­verwaltung direkt auf dem Smartphone. Einfach unkompliziert.

Digital oder als Plastikkarte
QR-Code scannen und abbuchen
Alles sauber dokumentiert

Digitale Gutscheinverwaltung Excel-Vorlage

Digitale Alternative zur Excel-Gutscheinverwaltung

Wo Excel an Grenzen stößt

Bei wenigen Gutscheinen kann eine Excel-Liste ausreichen. Mit zunehmenden Einlösungen, Restguthaben oder mehreren Mitarbeitern wird die manuelle Pflege jedoch schnell aufwendig.

Manuelles Nachtragen

Jede Einlösung muss zuverlässig in der richtigen Zeile erfasst werden.

Mehrere Mitarbeiter

Alle müssen jederzeit mit demselben aktuellen Datenstand arbeiten.

Restguthaben & Teileinlösungen

Fehler oder vergessene Buchungen führen schnell zu falschen Guthabenständen.

Die einfache Alternative zur Gutscheinverwaltung mit Excel

Mit zunehmender Zahl an Gutscheinen und Buchungen steigt auch der Aufwand der manuellen Verwaltung. Besonders bei mehreren Mitarbeitern, Teileinlösungen und häufigen Buchungen muss der aktuelle Restwert jederzeit zuverlässig stimmen.

Genau hier kann pleasecard die manuelle Excel-Verwaltung vereinfachen:

Digitale Gutscheinverwaltung mit dem Smartphone und QR-Code

Das Guthaben wird bei jeder Buchung automatisch aktualisiert und jede Bewegung nachvollziehbar dokumentiert. So bleibt die Gutscheinverwaltung einfach und übersichtlich – ohne Excel-Listen, manuelles Nachtragen oder komplizierte Abstimmungen.

Gutscheine einfach digital verwalten

Wann kann Excel trotzdem ausreichen?

Wenn ein Betrieb nur wenige Gutscheine ausgibt und eine Person sie verwaltet, kann Excel weiterhin vollkommen ausreichen.

Mit steigender Anzahl an Gutscheinen wird die Tabelle jedoch schnell aufwendiger. Mehrere Mitarbeiter müssen dann auf denselben Datenstand zugreifen, Einlösungen sofort eintragen und Restguthaben zuverlässig im Blick behalten.

Kostenlose Excel-Vorlage für die Gutschein­verwaltung

Kostenlose Excel-Vorlage für die Gutscheinverwaltung

Noch nicht bereit für den Umstieg? Für die Verwaltung einer kleinen Anzahl von Gutscheinen kannst du unsere Excel-Vorlage weiterhin kostenlos herunterladen.

Kostenlose Excel-Vorlage für die Gutscheinverwaltung herunterladen

Häufige Fragen zur Excel-Gutschein­verwaltung und digitalen Alternative

Die wichtigsten Fragen zum Wechsel von Excel zu einer digitalen Gutscheinverwaltung.

Wie kann ich Gutscheine in Excel verwalten?

Gutscheine lassen sich in Excel über eine Tabelle mit Gutscheinnummer, Ausgabedatum, Gutscheinwert, Einlösungen und aktuellem Restguthaben verwalten. Sinnvoll sind außerdem Ablaufdatum, Datum der letzten Einlösung und ein Feld für Notizen. Für eine kleine Anzahl von Gutscheinen kannst du dafür unsere kostenlose Excel-Vorlage für die Gutscheinverwaltung verwenden.

Welche Nachteile hat die Gutscheinverwaltung mit Excel?

Einlösungen und Änderungen müssen manuell eingetragen werden. Dadurch steigt mit zunehmender Anzahl an Gutscheinen der Pflegeaufwand und Fehler oder unterschiedliche Datenstände werden wahrscheinlicher.

Wann lohnt sich der Wechsel von Excel zu einer digitalen Gutscheinverwaltung?

Sobald mehrere Mitarbeiter mit Gutscheinen arbeiten, Teileinlösungen häufiger vorkommen oder Restguthaben jederzeit aktuell verfügbar sein müssen, kann eine digitale Lösung die Verwaltung deutlich vereinfachen.

Was macht pleasecard einfacher als eine Excel-Liste?

Mit pleasecard werden Buchungen direkt digital erfasst, Restguthaben automatisch aktualisiert und alle Bewegungen nachvollziehbar dokumentiert. Die Verwaltung funktioniert als Web-App direkt im Browser auf deinem Smartphone – ohne zusätzliche Software oder Installation.

Können mehrere Mitarbeiter mit pleasecard arbeiten?

Ja. Für mehrere Mitarbeiter können eigene Konten mit ihrer jeweiligen E-Mail-Adresse angelegt werden. Dabei lassen sich unterschiedliche Rechte vergeben. Alle arbeiten mit demselben aktuellen Datenstand, ohne Excel-Dateien austauschen oder manuell abgleichen zu müssen.

Kann ich mit pleasecard alle Buchungen für Excel exportieren?

Ja. Mit pleasecard kannst du deine Buchungen als CSV-Datei exportieren und anschließend direkt in Excel öffnen und weiterverarbeiten. So stehen dir die Daten auch für Auswertungen und die Buchhaltung zur Verfügung.

Muss ich für pleasecard etwas installieren?

Nein. pleasecard ist eine browserbasierte Web-App und funktioniert direkt auf Smartphone, Tablet oder PC. Eine zusätzliche Software oder Installation ist nicht notwendig.

Kann ich mit pleasecard auch online Sofort-Gutscheine verkaufen?

Ja. Mit pleasecard kannst du Gutscheine auch online verkaufen. Nach erfolgreicher Zahlung wird der Gutschein direkt bereitgestellt – so können Kunden auch außerhalb deiner Öffnungszeiten Gutscheine online kaufen und sofort ausdrucken.

Kann Excel bei wenigen Gutscheinen trotzdem ausreichen?

Ja. Wenn nur wenige Gutscheine ausgegeben werden und eine Person die Verwaltung übernimmt, kann eine Excel-Liste weiterhin eine einfache Lösung sein.